Jedes Unternehmen hatte schon Schwierigkeiten bei der Besetzung von hausinternen Positionen. Die ausgeschriebene Stelle bleibt in so einem Fall über längere Zeit unbesetzt und je länger es dauert, umso mehr Druck verspüren die verantwortlichen Recruiting Partner. Auch die passive, inseratenbasierte Suche generiert mit der Zeit immer weniger Rücklauf. Die Stellen, die über Monate ausgeschrieben sind und trotzdem unbesetzt bleiben, werden von vielen Kandidaten eher mit Misstrauen behandelt, denn es sollte ja einen bestimmten Grund dafür geben, warum diese Position so lange vakant bleibt, sei es eine besondere Unternehmenskultur, Bezahlung oder andere Faktoren, die nicht unbedingt für das Unternehmen sprechen. Anders Formuliert, lässt es Raum für Spekulationen und kann sogar kontraproduktiv sein.
Es können wirklich unterschiedliche Ursachen für die Entstehung von schwierigen Positionen sein. Auf einige davon werden wir im weiteren Verlauf detaillierter eingehen.
Falsche Einschätzung des Kandidatenmarktes und eigener Positionierung als Unternehmen
Falsche Einschätzung des Kandidatenmarktes, sowie eigener Positionierung im Markt führen oft zu unrealistischen Vorstellungen in Hinblick auf die Anzahl von potenziellen Kandidaten mit entsprechender Fachexpertise, ihre Wechselbereitschaft, sowie die Attraktivität eigener Unternehmensmarke für diese Kandidaten. Die verzerrte Wahrnehmung entsteht hier in der Regel aufgrund mangelnder Beschäftigung mit externen Marktgegebenheiten, sowie mit der eigenen Attraktivität als Unternehmen und führt zur Diskrepanz zwischen den Erwartungen des Fachbereiches und tatsächlicher Lage auf dem Kandidatenmarkt.
Aktive Auseinandersetzung des Fachbereiches mit dem aktuellen Kandidatenmarkt, sowie ein Assessment der eigenen Unternehmensorganisation sind die Lösungen für die Überwindung dieser Wahrnehmungsdifferenz und helfen bei der Ableitung realistischer Vorstellungen und Anforderungen an die zu besetzende Position. Voraussetzung dafür ist jedoch der offene Umgang des Fachbereiches mit dem Feedback aus dem Markt.
Die erfolgreiche Besetzung einer Position im Unternehmen setzt das Zusammenspiel des Fachbereiches und der HR – Abteilung voraus. Die Grundvoraussetzung für dieses Zusammenspiel ist die Verankerung der HR – Funktion als einen gleichwertigen Sparringpartner des Fachbereiches in den unternehmensinternen Strukturen.
Das Kernelement dieses Zusammenspiels ist der offene Austausch zwischen den beiden Parteien zwecks Erreichung eines gemeinsamen Ziels, bzw. Besetzung der Position mit dem bestmöglichen Kandidaten und innerhalb kürzester Zeit. Ein detailliertes Feedback aus dem Fachbereich zu jedem vorgestellten Kandidaten ist daher ebenfalls ausschlaggebend für die Optimierung der Suche und Erreichung der besseren Trefferquote.
Fehler bei der Planung des Personalbedarfs
Insbesondere in den Zeiten der hohen Auslastung, vor allem, wenn es sich um ein Saisongeschäft oder die Phase des starken Wachstums handelt, stoßen oft die Mitarbeiter an die Grenzen ihrer Arbeitskapazitäten, was wiederum zur Entstehung eines zusätzlichen Personalbedarfs in den Fachbereichen führen kann.
Die Erweiterung des Personals sollte jedoch im Voraus geplant werden, denn jeder eingestellte Kandidat erfordert eine gewisse Einarbeitungszeit. Diese Einarbeitungszeit sollte idealerweise noch vor dem eigentlichen Saisongeschäft positiv abgeschlossen werden, damit der neue Mitarbeiter ausgerechnet in der kritischen Phase seine volle Wirkung entfaltet.
Zu kurzfristige Planung kann jedoch aufgrund der nicht ausreichenden Einarbeitung des neuen Mitarbeiters und falscher Erwartungen des Fachbereiches zur Unzufriedenheit auf beiden Seiten führen. Als Folge bleibt der neue Kandidat nicht allzu lange im Unternehmen und die Stelle kommt wieder auf den Markt.
Um dieses Problem zu vermeiden ist es wichtig, im Rahmen Ihrer Personalplanung die kritischen Zeitperioden mit der höchsten Arbeitsauslastung zu definieren. Ein interner Mitarbeiter sollte als Vertreter des Fachbereiches die Verantwortung für die Beurteilung von fachlichen Qualitäten der Kandidaten während des Bewerbungsprozesses übernehmen. Die Planung von Personaleinstellungen sollte unter anderem auch weitere Informationen in Hinblick auf die tatsächlichen Kosten für die Suche, Einstellung und Einarbeitung eines Mitarbeiters zusammenfassen.
Fehlende Definition des Zielprofils eines Kandidaten
Viele Unternehmen handeln bei der Suche nach einem Kandidaten nach dem Bauchprinzip. Es gibt zwar Bedarf an einer Verstärkung des Teams, der Fachbereich hat aber keine klare Vorstellung davon, wen er genau braucht, welche Qualitäten der Kandidat haben sollte und welche Aufgaben der künftige Mitarbeiter tatsächlich übernehmen wird.
Diese Situation führt in der Regel zu vielen Bewerbungsgesprächen und langen Suchprozessen, die nicht immer positiv enden. In so einem Fall kann es durchaus passieren, dass der Kandidat nach dem Einstieg plötzlich feststellen muss, dass sein tatsächliches Tätigkeitsfeld doch von dem ursprünglich besprochenen Aufgabenbereich abweicht.
Bei Schwierigkeiten sollte hier die Personalabteilung die Rolle eines Couches übernehmen und aktive Unterstützung dem Fachbereich bei der Erstellung eines genauen Zielprofils des künftigen Mitarbeiters leisten.
Die wichtigsten Fragen:
- Für welche Aufgaben wird der neue Mitarbeiter benötigt?
- Über welche Schlüsselqualifikationen und persönliche Eigenschaften sollte der künftige Mitarbeiter verfügen?
- Wie wird die Eingliederung des neuen Kollegen erfolgen?
- Mit wem wird der neue Mitarbeiter zusammenarbeiten und an wen berichten?
- Welche anderen Kriterien sollten bei der Suche berücksichtigt werden?
- Wie kann die weitere Entwicklung des Mitarbeiters verlaufen? etc.
Das Zielprofil des Kandidaten dient als Grundlage für die Festlegung von Bewertungskriterien der Kandidaten in Bewerbungsgesprächen. Je nach der aktuellen Lage auf dem Kandidatenmarkt kann das Zielprofil auch entsprechend angepasst werden, um optimale Ergebnisse bei der Suche zu erzielen.
Stellenprofil
Um die entsprechende Wirkung auf die Kandidaten zu erzeugen, sollten Sie auf die richtige Ausgestaltung des Stellenprofils achten. Insbesondere sind hier folgende Punkte zu beachten:
- Ihr Stellenprofil sollte in erster Linie die Kandidaten ansprechen und aus der Marketingsicht kandidatenorientiert sein. Definieren Sie Ihre potenzielle Kandidatengruppe und versuchen Sie, sich in die Kandidaten hineinzuversetzen. Dies betrifft sowohl den Aufgabenbereich selbst als auch die Sprache, in der das Profil verfasst wird. Holen Sie sich das Feedback von anderen Mitarbeitern aus dem Fachbereich in Hinblick auf die Attraktivität des Profils und führen bei Bedarf Anpassungen durch.
- Schreiben Sie die Anforderungen für die Position selbst und vermeiden Sie zusammengestellte Stellenangebote aus anderen ähnlichen Inseraten, die Sie auf gängigen Karriereseiten finden.
Die richtige Ausgestaltung von Stellenprofilen sollte Ihnen helfen, Ihre Rücklaufquote bei passiver Suche mittels Schaltung von Inseraten zu erhöhen. In Hinblick auf die Geschwindigkeit und die Kandidatenqualität bringt jedoch die aktive Suche bzw. Direktansprache von Kandidaten trotzdem deutlich bessere Ergebnisse, insbesondere wenn diese Suche von einer spezialisierten Personalberatung durchgeführt wird. Die Zusammenarbeit mit spezialisierten Personalberatungen bringt viele Vorteile in Form von deutlich kürzeren Lieferzeiten und vorselektierten Kandidatenprofilen und sorgt für Entlastung von Verantwortlichen aus den HR- und Fachbereichen. Außerdem verfügt eine spezialisierte Personalberatung über tiefe Einblicke in die jeweilige Branche und kann zusätzlich eine beratende Funktion in Hinblick auf die neuen Marktentwicklungen leisten.
Betriebsklima und Unternehmenskultur
Das Betriebsklima, sowie die interne Unternehmenskultur haben einen unmittelbaren Einfluss auf die Stimmung im Team und als Folge auf die Mitarbeiterfluktuation im Unternehmen.
Diese beiden Aspekte spielen auch eine wichtige Rolle bei der Akquisition von neuen Mitarbeitern. Ein schlechtes Betriebsklima kann unter anderem ein großes Hindernis bei der Besetzung einer internen Stelle sein. Dies betrifft sowohl die Bewertungen auf den gängigen Plattformen im Internet, wo sich die potenziellen Kandidaten noch vor der eigentlichen Bewerbung über die Unternehmen informieren, als auch negative Erfahrungen des neuen Mitarbeiters während der Einarbeitungszeit, die zur Kündigung innerhalb der Probezeit führen können.
Aus diesem Grund sollten Sie ausgerechnet diesen beiden Punkten besondere Aufmerksamkeit schenken. Die Mundpropaganda kann sowohl positive als auch negative Wirkung entfalten und sollte als zentraler Bestandteil jeder Personalmarketingstrategie gesehen werden.
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